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Cómo automatizar procesos en una empresa

En este post aprenderás cómo automatizar procesos en una empresa.

Que las tareas que debemos llevar a cabo en nuestros proyectos empresariales son infinitas, pienso que es algo en lo que todos estamos de acuerdo.

Y que por ahora, con este nivel de conciencia, nuestro tiempo es finito, pienso que también estamos de acuerdo.

Así que, infinitas tareas y tiempo finito no casan muy bien como ecuación ¿verdad?

¿Cómo haremos que encajen? Pues eso es lo que te queremos contar hoy a través de la automatización de procesos.

¿Qué es y cómo automatizar de procesos en una empresa?

Cuando hablamos de automatización de procesos empresariales nos referimos al uso de la tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio.

Esto permite minimizar costes, aumentar la eficiencia y agilizar procesos que son cada vez más complejos.

Y de esta forma, que nuestro tiempo vaya tendiendo a infinito.

Aunque en esto, como en todo, si nos vamos al extremo, podemos estar perdiendo más tiempo en aprender herramientas nuevas, que en dedicarnos a lo importante.

Lo básico es que primero analices cuáles son las tareas que te roban mucho tiempo y que haces de forma repetitiva. Y después, pases a implantar la herramienta con la que automatizarás.

Aspectos importantes para automatizar procesos en tu negocio.

La lista de procesos que podemos automatizar en un negocio es interminable, pero para elegir el proceso adecuado es fundamental que cotejes algunos aspectos:

  • Debe tratarse de un proceso en el que se maneje un gran volumen de datos. Imagínate enviar mails a 10000 contactos.
  • Tener un error en esa tarea puede ser crítica para la empresa. Piensa un error en la emisión de facturas.
  • El proceso está formado por acciones repetitivas que lleva mucho tiempo realizar. Por ejemplo, imagina algo sencillo y repetitivo como subir cada día el contenido a redes sociales usando los mismos hashtags.
  • Para poder realizar el proceso completo se manejan varios documentos o fuentes de información que están en lugares distintos. Como calcular el tiempo dedicado a un proyecto por los distintos departamentos de la empresa.
  • En el proceso no hay apena excepciones. Como por ejemplo los pasos que seguimos para hacer un lanzamiento semilla que es algo que suele ser prácticamente igual siempre.

Así que, no se trata de que automaticemos todo, sino lo que merece la pena aplicando la estrategia.

Aspectos importantes para automatizar procesos en tu negocio.

Ahora con la irrupción de la IA, muchos de nuestros alumnos nos comparten a diario nuevas herramientas en las que trastean. Nosotros mismos desde Creven, hemos incorporado el uso de chat gpt a diario a través de Google sheets y otras herramientas de IA como mildjourney con la que hicimos la miniatura de este video de hecho.

Y todos estamos viendo como el avance se está produciendo de forma exponencial a través de herramientas de IA que nos van a permitir realizar procesos en mucho menos tiempo.

Y pienso que lo importante es que entendamos que son herramientas para ofrecernos utilidad. No para gastar en ellas más tiempo del que nos llevaría ejecutar la tarea.

Si por ahora gasto más tiempo en diseñar el promtp de chat gpt para que me dé 3 ángulos de anuncio, que en escribirlo yo. No pierdas tiempo, recurre a tu conocimiento que para eso te llevó probablemente mucho tiempo adquirirlo.

Y cuando sea al contrario, que chat gpt vaya más rápido que tú en algunos procesos, ahí sí usarlo.

Y cuando estamos consolidando nuestro proyecto, ¿qué factores debemos tener en cuenta para automatizar?.

Como venimos diciendo en videos anteriores, para consolidar nuestro proyecto tendremos que tener en cuenta las diferentes partes de nuestro embudo de ventas.

Es decir, las acciones a llevar a cabo para la adquisición de usuarios, para su activación, su monetización y retención.

Herramientas de automatización.

¿Cómo automatizar procesos en una empresa?

Pues bien, en cada una de estas partes podemos usar herramientas de automatización. De forma que usaremos:

Herramientas de Visibilidad y Audiencia: Convertir desconocidos en conocidos por ejemplo a través de las redes sociales. Y lo podemos hacer a través de herramientas como metricool o later que nos ayuden a planificar nuestro contenido en redes y tomar decisiones en base a métricas.

Herramientas de activación con las que consigamos que los que nos visiten nos dejen su contacto. Lo que podemos hacer a través de lead magnet.

Y para ello automatizaremos la atención a dichos usuarios a través de herramientas como getresponse, mailchimp, active campaign… O través de chatbots con herramientas como manychat.

Herramientas para las ventas. Como el uso de plataformas tipo hotmart que vende y distribuye tus productos realizando la conversión de moneda, cobro de impuestos…

Herramientas para la retención y que esos clientes que compraron una vez sigan haciéndolo, a través de creación de landing de ventas con herramientas como getresponse o leadpages.

Y una herramienta que te puede ser de mucha utilidad por su versatilidad y compatibilidad con el resto de herramientas de automatización es zapier.

Zapier lo que hace básicamente es mover información de manera automática entre otras herramientas. Zapier ofrece integraciones con más de 3.000 aplicaciones, por lo que es muy probable que tus herramientas de trabajo ya estén incluidas en el ecosistema Zapier.

Y si lo que necesitas es automatizar a nivel de operaciones te resultarán de utilidad herramientas como workproject.

WorkProject un gestor de proyectos que te permite registrar de forma automática el tiempo invertido en cada uno de tus proyectos.

Registra toda la actividad realizada a través de un dispositivo y permite filtrar esta actividad por departamentos, empleados y fechas De esta forma ves costes, márgenes, beneficios. Facilitando el cálculo de tu contabilidad analítica.

Permite también automatizar multitud de tareas relacionadas con la gestión de proyectos, como diagrama de Gantt. En fin, muy versátil y útil para automatizar la gestión de proyectos.

Pero como te decimos no te vuelvas loco a trastear con mil herramientas, primero identifica la necesidad, el proceso que necesitas automatizar y después averigua la herramienta.

Que en todo tu proyecto empresarial la base esté en la estrategia no en la capa externa de las acciones visibles y las herramientas con las que lo llevas a cabo.

Y has aquí cómo automatizar procesos en una empresa. Nos vemos en el siguiente post.

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